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Gastbeitrag von Active Bremen: Offen für Veränderung

Fredericke Rietz
Active e.V.
Fredericke Rietz
Active e.V.

Im Rahmen von enera arbeiten wir neben unseren Konsortialpartnern auch oft mit weiteren unterschiedlichen Institutionen und Unternehmen zusammen. So auch mit der Studentischen Unternehmensberatung Active e. V. aus Bremen. 

Wie die Beteiligten die Zusammenarbeit erlebt haben, schildern sie in dem folgenden Gastbeitrag.

Mein Tag im enera Open Space

Ich sitze im Zug und beobachte die nassen Bäume, die vorbeirauschen. Mein Ziel ist Oldenburg. Ich bin Anfang 20 und studiere in Bremen, also keine Weltreise. Und doch soll es für mich heute auf eine kleine Reise gehen, hoffe ich zumindest. Normalerweise würde ich gleich mit dem Kunden über Ergebnisse sprechen. Oder über abgeschlossene und noch offene Arbeitspakete, bestenfalls sorgfältig geplant und ebenso planmäßig bearbeitet. Aber heute ist es anders. Auch der Kunde und das Projekt sind irgendwie anders.

Ich bin Mitglied einer studentischen Unternehmensberatung und unser Projekt im Kontext von enera stellt uns vier Berater immer wieder vor neue Herausforderungen. In den letzten Monaten haben wir bereits zu spüren bekommen, wie schnell sich Pläne in einem agilen Arbeitsumfeld verändern können und wie hilfreich Anpassungsfähigkeit dann ist.

Der erste Eindruck zählt

Etwa eine Dreiviertelstunde später bin ich am Ziel. Das Hauptgebäude kenne ich noch von meinem letzten Besuch; damals haben wir uns in konzerntypischen Räumlichkeiten getroffen. Vom Empfang geht es direkt in einen separaten Bereich, in das Open Space. Durch die warme Beleuchtung und die bunten Farben fühle ich mich direkt gut aufgehoben und ich vergesse kurz, dass ich eigentlich zum Arbeiten hier bin. Hier muss eine super Arbeitsatmosphäre herrschen! Diese Erwartung drängt sich mir sofort auf, auch wenn ich gerade mal ein paar Sekunden da bin. Ist das bereits der Trick? Die Erwartung, die gar nicht anders kann als sich selbst zu erfüllen? Ich bin skeptisch, wir werden sehen.

Auf meinem Weg zu den Arbeitsplätzen entdecke ich einen Raum mit einem Tischkicker und einem Sessel. Davor kann man an der Wand seine Jacke aufhängen. Viele der Anwesenden stehen herum und unterhalten sich. Einige von Ihnen sitzen konzentriert am Schreibtisch und haben Kopfhörer auf, andere arbeiten im Sitzsack und lächeln als ich vorbeigehe.

Ich werde von Ulf begrüßt. Er ist von Anfang an dabei und Gesamtprojektleiter von enera. Wir kommen ins Gespräch: „Dieses Open Space Konzept hier war gar nicht unsere Idee. Der Vorstand wollte sowas ausprobieren und hat einige Abteilungen im Konzern gefragt, ob sie darauf Lust haben. Und diese Räumlichkeiten waren sowieso schon ein Open Space bevor wir hier eingezogen sind, weil hier der Trading Floor war. Für die Neugestaltung konnten wir dann unsere eigenen Ideen einbringen. Wir hatten relativ klare Vorstellungen darüber, dass wir eine Design‑Thinking‑Möglichkeit schaffen wollen, dass wir einen Videoraum zur Content‑Produktion brauchen und einen Showroom, einfach um Besuchern enera näherzubringen.“

Den Vormittag verbringe ich vor allem damit, mich mit der Umgebung vertraut zu machen. Ich möchte verstehen wie hier gearbeitet wird. Wieso eigentlich? Ursprünglich haben wir Teilaufgaben innerhalb des Arbeitspakets Kommunikation bearbeitet, dementsprechend auch schon einige Recherchen angestellt und an Workshops teilgenommen. Die (groben) Schritte waren recht klar. Doch dann haben sich die Rahmenbedingungen verändert und ein neuer Plan musste her. Hier kommt für mich der „Modebegriff“ Agilität ins Spiel: Ausprobieren, lernen und (sich) anpassen. Das hat unser Kunde getan, und wir schließlich auch – die Idee zu diesem Blogeintrag war geboren. In diesem möchten wir einen Einblick in unsere Erfahrungen vor Ort geben und unseren eigenen Lernprozess teilen.

Open Space - Was steckt dahinter?

Ich sitze an einem der Arbeitsplätze. Sie gehören niemandem, theoretisch kann sich hier jeden Tag jemand neues hinsetzen. Weniger als die Hälfte ist besetzt, das wird sich im Laufe des Vormittags auch nur langsam ändern. Der Raum ist groß und offen, trotzdem herrscht eine angenehme Geräuschkulisse. An den Außenwänden gibt es ein paar abgetrennte Konferenz- und Kreativräume, die verglast und transparent sind. Im Kontrast zum sonst sehr offenen Konzept ist die Küche geschlossen; der Lärm des Kaffeevollautomaten ist wohl nicht gewünscht. Apropos Lärm. Gerade in letzter Zeit hatte ich das Gefühl, in diversen Onlinemedien vermehrt negative Stimmen zur Renaissance des Großraumbüros zu vernehmen. Auch ich habe bereits ein paar „Coworking“‑Umgebungen kennenlernen dürfen. Dort war es zwar deutlich einladender als man es aus „Stromberg“ oder „The Office“ kennt und ich habe ganz gerne in diesen Umgebungen gearbeitet. Allerdings war es nicht selten unangenehm laut und man durfte unfreiwillig vielen Gesprächen zuhören.

Hier irgendwie nicht. In der Nähe sitzen drei Personen in Sitzsäcken und diskutieren, umgeben von Pflanzen und unter ihnen die „grüne Wiese“. Trotzdem hört man lediglich einen angenehmen Geräuschpegel im Hintergrund. Ich schreibe ein paar Gedanken auf. „Falls du ein wenig Ruhe brauchst, kannst du meine Kopfhörer haben. Ich bin übrigens Jana.“ Offenbar habe ich etwas irritiert umhergeschaut. „Die schirmen auch ohne Musik fast alle Geräusche ab. Wenn jemand zu laut ist kannst du das zwar problemlos ansprechen, aber wenn ich mal in Ruhe einen Text schreiben möchte, setze ich die auf und blende alles aus.“ Irgendwie etwas umständlich, wenn ich jedes Mal große Kopfhörer aufsetzen muss. Immerhin sind sie ganz bequem. Ich mache aber erstmal ohne weiter. Teppich und Einrichtung sind nämlich so gewählt, dass sie Geräusche möglichst gut absorbieren. Coole Sache!

Kurz vor der Mittagspause versammeln sich ein paar Leute auf der Wiese, immer mehr kommen dazu. Ich nähere mich vorsichtig ein paar Meter. „Keine Angst, jeden Montagmittag haben wir einen Stand Up, bei dem dann jeder Anwesende kurz erzählt, wo er gerade steht und was die Woche für ihn so mitbringt. So weiß jeder Bescheid, was die anderen machen und wen er wann antrifft.“ Die leisen Nebengespräche hören auf. Einmal im Kreis herum berichtet jeder ganz knapp über seine Themen. Kaum einer spricht mehr als 30 Sekunden. Einige geben bekannt, dass sie sich heute ein wenig zurückziehen wollen und Ruhe brauchen. Dann bin ich an der Reihe und habe die Chance mich, unser Projekt und das Team dahinter vorzustellen. Vielleicht bricht das ein wenig das Eis und ich kann das Interesse für unsere Arbeit wecken. Nach einer Viertelstunde ist die Runde vorbei und es bilden sich Gesprächsgrüppchen, die sich entspannt in Richtung Kantine bewegen. Ich nutze die Gelegenheit und reihe mich unauffällig ein.

Beim Mittagessen unterhalte ich mich mit Magnus. Er berichtet mir von der Zusammenarbeit mit Projektpartnern. Für uns war es teilweise eine Herausforderung, auf Änderungen zu reagieren, mit denen wir absolut nicht gerechnet hatten. Bei ihm gab es bisher allerdings keinerlei Schwierigkeiten mit der Einbindung externer Partner. Für die Mitarbeiter eines kooperierenden japanischen Unternehmens waren der Besuch im Open Space und die hier herrschenden Umgangsformen aber zunächst etwas irritierend. Da braucht es natürlich Verständnis und Respekt für andere Kulturen. Wir vereinbaren, das spannende Gespräch am Nachmittag weiterzuführen.

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Kommunikation ist alles

Nach der Pause hole ich mir einen Kaffee und lerne dabei Philip und Viktoria kennen. Wir setzen uns an die „Bar“. Mich interessiert die Frage, ob die Leute hier tatsächlich anders arbeiten und die verschiedenen Möglichkeiten nutzen. „Super finde ich, dass man sich auch mal mit mehr als zwei Leuten kurzfristig zusammensetzen kann und nicht extra einen Raum buchen oder ein Meeting ansetzen muss, so wie wir jetzt im Grunde. Manchmal setzen wir uns da vorne auf die grüne Wiese, manchmal braucht man aber auch ein wenig mehr Ruhe und kann dann auch 'ne Tür schließen. An Equipment haben wir glaube ich auch alles da, was wir brauchen. Es gibt sehr viel Flexibilität im täglichen Arbeiten.“ Aber manchmal sind die Räume oder Sitzecken auch belegt, sodass er dann doch auf Alternativen ausweichen muss. Ähnlich geht es Viktoria: „Ich habe das Gefühl mehr mitzubekommen, weil man mehr von den Leuten sieht und häufig spontan ins Gespräch kommt. Dadurch erübrigt sich dann auch das ein oder andere Meeting.“ Ulf hat zugehört und stellt sich zu uns. „Vieles hier ist kommunikationsfördernder als vorher, aber konzentriertes Arbeiten ist manchmal schwieriger. Für mich ist diese Umgebung nicht besser oder schlechter, sondern einfach anders. Ich bin ein kommunikativer Mensch; das passt ganz gut.“ Klingt einleuchtend. Die Literaturarbeit für meine Thesis würde ich hier aber vermutlich nicht unbedingt erledigen.

Ich setze mich in einen der Sitzsäcke auf der Wiese und muss mich erstmal an diese Position gewöhnen. Normalerweise arbeite ich an einem Schreibtisch, hier unten fühle ich mich etwas beobachtet. Schon nach kurzer Zeit lege ich dieses Gefühl jedoch ab. Sich mit seinem Notebook hier hinzusetzen ist an diesem Ort schließlich ganz normal, und die meisten sind eher in die eigene Arbeit oder in Gespräche vertieft. Die Wand gegenüber der Wiese ist mit Diagrammen bemalt. Daneben sind Flipcharts mit Magneten befestigt. Ein paar Leute stehen davor und diskutieren vermutlich die Inhalte.

Irgendwann muss ich mir mal die Beine vertreten. Beim Umherschlendern entdecke ich kleine Figürchen an den Arbeitsplätzen. So klein, dass ich näher herantreten muss. Ein grünes Ohr signalisiert Bereitschaft zu Gesprächen, ein rotes Gehirn macht darauf aufmerksam, dass man konzentriert arbeitet und nicht angesprochen werden möchte, wie mir erklärt wird. Eine nette Idee, die Figuren könnten aber etwas größer sein, sonst stört man beim Versuch die Zeichen zu deuten wahrscheinlich trotzdem. Vielleicht kommt das geschulte Auge aber auch mit der Zeit. So oder so, cool ist aber die Tatsache, dass die Figuren hier vor Ort hergestellt wurden – und zwar mittels 3D‑Druck. Der Drucker befindet sich in einem der anfangs erwähnten Kreativräume. Dort treffe ich Börni, der das „TECHLAB“ leitet. In meinen Augen ist er ist ein verrückter Bastler, im positivsten Sinne, wie auch sein YouTube‑Kanal beweist. Dabei geht er aber durchaus mit System vor, indem er zum Beispiel Design‑Thinking‑Workshops veranstaltet oder Ideen von Anwendern einholt und ausprobiert. Das macht ihm am meisten Spaß – kreative Ideen zur Lösung von Problemen direkt umsetzen, einfach mal machen, und genau dafür ist das TECHLAB auch da.

Eine offene Fehlerkultur erfordert Vertrauen und Verantwortungsübernahme

Nach meiner kleinen Erkundungstour schreibe ich noch ein wenig für diesen Artikel, diesmal wieder am Schreibtisch. Was mir definitiv gefällt ist die Möglichkeit, zwischendurch einen Tapetenwechsel vornehmen zu können. Zumindest gefühlt bin ich dadurch deutlich produktiver und frischer. Am Nachmittag treffe ich mich wie geplant mit Magnus. Ich möchte wissen, wie er das Arbeiten hier empfindet. „Interessanterweise habe ich in meinem alten Arbeitsumfeld sehr viel Struktur und Prozesse mitbekommen. Ich bin dann hier in das andere Extrem gekippt und glaube, dass wir mittlerweile einen ganz guten Mittelweg zwischen Struktur und Agilität gehen.“ Was heißt das konkret? „Man bekommt als Mitarbeiter sehr viel Vertrauen zugesprochen und damit auch viel Verantwortung übertragen, für die eigenen Themen selbst entscheiden zu dürfen.  Aber es wird auch sehr verantwortungsbewusst gearbeitet. Wir können dadurch viel dynamischer agieren, dass dabei Fehler entstehen ist klar. Aber ich muss auch sagen, dass die Fehlerkultur hier schon eine sehr gute ist. Man redet offen darüber und stellt dann gemeinsam eher die Frage; wie gehen wir damit jetzt um. Da wird einem nicht gleich ein Strick draus gedreht.“ Beim Arbeiten bevorzugt er dann aber doch den klassischen Schreibtisch, am besten mit zwei Bildschirmen, um seine Aufgaben vernünftig erledigen zu können.

Schließlich diskutieren wir in einer kleinen Runde, die sich irgendwann gebildet hat, über die richtige Dosis Agilität. „Agil, nicht agil, Wasserfallmethoden – völlig egal. Wir steuern unser Projekt insgesamt ganz klassisch mit Gantt Charts und ’ner Meilensteinplanung. In einigen Bereichen nutzen wir durchaus agile Methoden, da wo es gut passt. Aber insgesamt steht und fällt alles hier mit Empathie und Kommunikation.“ Kein schlechtes Statement zum Schluss, wie ich finde.

Gegen halb fünf verlasse ich das Gebäude. Im Zug zurück nach Bremen lasse ich den Tag nochmal Revue passieren. Ich habe ein paar interessante und ganz unterschiedliche Menschen kennengelernt, die sich in einem großen, gemeinsamen Büro miteinander arrangieren müssen. Trotz offener Umgebung ist es immer noch ein Ort, an dem einfach nur gearbeitet wird, trotz agilen Elementen wird Bewährtes nicht gleich über Bord geworfen. Im Grunde nicht anders als in jeder anderen Abteilung auch. Ob ich gut in diese Umgebung passen würde, kann ich nach einem einzigen Tag aber nur schwer einschätzen.

Form follows Function, oder: Menschen statt Mauern

Welche Erkenntnis bleibt mir am Ende? So wie die Form der Funktion folgen sollte und nicht andersherum, sollte sich auch das Arbeitsumfeld an die Arbeitsweise anpassen. Die kann aber bei jedem durchaus ganz anders aussehen. In einem Projektumfeld, in dem der Austausch und die Zusammenarbeit im Mittelpunkt steht, ist eine offene Umgebung sinnvoll und baut unnötige Barrieren ab. Am Ende kommt es aber vor allem auf die Menschen und die Kommunikation zwischen ihnen an – ob man die Wand zum Kollegen einreißt oder einfach außen herumgeht, ist im Zweifel lediglich Geschmacksfrage.

An dem Verfassen dieses Beitrages waren neben Fredericke Rietz auch Albert Beitler, Danielle Cikryt und Dag Elsner beteiligt.

Weitere Informationen zum Verein finden sich auf der Homepage von Active Bremen.

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